Por: Rubem Soares de Oliveira Lima
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Empresas passam por momentos críticos e mudanças ou medidas de contenção são necessárias nesses momentos.
Tomar decisões e solucionar problemas rapidamente pode significar a manutenção do seu negócio.
Para que se consiga priorizar as dificuldades, diagnosticar as causas dos problemas, definir o caminho e os objetivos a serem alcançados no menor tempo possível, utilizamos a técnica da Sala de Guerra. Essa técnica, aplicada às boas práticas de gestão de negócios, funciona como meio pelo qual pode-se analisar o cenário, subdividir e priorizar as dificuldades, gerenciar os problemas, tomar decisões com base nas informações disponíveis e nas necessidades da empresa e implementar soluções.
Pode-se dizer então que a Sala de Guerra serve justamente para apoiar a obtenção das respostas às inúmeras situações e dificuldades enfrentadas, ou seja, Sala de Guerra deve facilitar a análise, a deliberação e melhorar o julgamento dos problemas e das soluções, encurtando o tempo de reação e de resposta.
Basicamente, uma Sala de Guerra reúne, no mesmo lugar, pessoal qualificado, tecnologia, informação e inteligência para dar suporte à tomada de decisão e à gestão em tempo real. Esses componentes são organizados para auxiliar grupos de pessoas a trabalharem colaborativamente e é nesse sentido que o sucesso das Salas está associado ao intenso esforço de um time focado em um determinado objetivo ou resultado.
Se sua área, departamento ou empresa precisa congregar pessoas com experiências e conhecimentos diversos, para resolver problemas e alcançar novo patamar de resultados, essa técnica pode ser uma boa solução para você.
Para facilitar a aplicação da técnica sugiro que siga as seguintes ações:
1- Antes da execução da Sala de Situação:
a) Junte-se com os principais gestores e colaboradores, e apresente as dificuldades atuais e os objetivos que se pretende ou necessita atingir.
a) Defina os papéis dos membros do grupo de trabalho. Quem será o líder, o mediador e o coordenador que irá controlar e apoiar o desenvolvimento de cada ação.
b) Evite as conversas paralelas e a falta de objetividade durante a reunião.
c) Defina o cronograma de reuniões, hora de início e o tempo máximo de duração (inicie com no máximo 1 ou 2 horas e busque formas para reduzir esse tempo)
d) Separe os temas prioritários a serem solucionados.
e) Busque sempre a objetividade, evitando teorias, exemplos e feeling.
2- Instituindo a Sala de Situação
Agora você já possui o mínimo de informação, organização e alinhamento com os seus principais gestores, é preciso instituir a Sala de Situação.
b) Convide todos os gestores de sua empresa para a primeira reunião. Nesta apresente a eles:
i) O problema central e as dificuldades a ele associadas;
ii) Os objetivos e metas a serem atingidos;
iii) As regras que deverão ser cumpridas durante a execução das Salas de Guerra.
f) Baseado na técnica de análise SWOT que significa Strengths (Forças), Weaknesses (Fraquezas), Opportunities (Oportunidades) e Threats (Ameaças), realize entrevistas com seus gestores, principais membros de sua equipe, fornecedores e clientes para colher deles, informações internas e externas. Essas informações fornecerão o direcionamento de onde podem estar ocorrendo os problemas e quais são as suas causas.
g) Análise, em conjunto, as informações disponíveis nos relatórios de desempenho, indicadores e demais dados disponíveis. Defina quais as informações interessam para a decisão e descarte o resto.
Observação: Não se preocupe em discutir cada ponto da SWOT, o principal é criar uma agenda de discussão baseada na prioridade de cada cada item a ser avaliado e corrigido ou implementado.
c) Em seguida solicite a cada participante, quando possível, que apresentem sua análise e solução para cada dificuldade ou oportunidade apresentada. Lembre-se que sua equipe será formada por pessoas de diversas especialidades e que cada uma pode ajudar ou agregar valor com ações de sua área de conhecimento, mesmo de indiretamente.
d) Defina a equipe de execução e de apoio, bem como as datas de início e fim para cada solução acordada.
e) Acompanhe, em cada Sala de Guerra, a evolução e o resultado das ações. O ideal é que as ações definidas se iniciem no mesmo dia em que forem definidas em Sala e que possam sem desenvolvidas antes da próxima Sala de Situação ou o mais rápido possível.
f) Recompense, sempre que possível os sucessos obtidos pelas ações definidas.
Erros comuns:
a) Sala de situação serve para corrigir rumos e não para gerir indefinidamente uma empresa ou departamento.
b) Devido ao seu caráter situacional, não sugiro o seu uso de forma indefinida e sem prazo de término, salvo em segmentos em que competitividade diária é evidente ou que as transformações são tão rápidas que podem gerar grandes prejuízos.
Como resultado pode-se esperar, por exemplo: a redução da inadimplência, aumento das vendas, melhor utilização ou desenvolvimento de novos indicadores, utilização de novas tecnologias e melhoria na gestão da empresa.
